KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ 

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, FİOLİN olarak, Veri Sorumlusu sıfatıyla, kişisel bilgileriniz aşağıda açıklandığı çerçevede; işlenebilecektir. Kişisel verilerin işlenme amaçları ve hukuki sebepleri; Kişisel Verileriniz hukuka ve iyi niyete uygun olarak belirli, açık ve meşru amaçlar için sınırlı, ölçülü ve amaç için gerekli şekilde işlenmektedir.
Vergi Usul Kanunu çerçevesinde aldığınız mal ve hizmete karşılık fatura düzenlemek, Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi hakkındaki Kanun çerçevesinde elektronik ileti ile reklam promosyon kampanyalarla ilgili bilgilendirme yapmak, sizlere daha kaliteli ürün ve hizmet sunabilmek için alışveriş detaylarınız yasal sınırlar içerisinde gerekli mevzuatlar ve şirket işleyişinin zorunlu kıldığı sebeplerle işlenmektedir.
Kişisel Verilerin Aktarılması :
Kişisel Verileriniz, yasal olarak aktarılması gereken idari ve resmi makamlara, hukuki zorunluluklar sebebiyle ve yasal sınırlar çerçevesinde kişisel verileriniz grup şirketlerimiz, faaliyetlerimizi yürütmek üzere hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız yurtiçi ya da yurtdışında e ticaret web sitesi ve mukim iş ortaklarımız, hizmet alınan yurt içi ve yurtdışı üçüncü kişilere aktarılabilecektir.
Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi:
Kişisel verileriniz, mağaza müşterisi olmanız sebebiyle muhasebe kayıtlarının tutulması, alışveriş geçmişi oluşturmak ve taleplerinize uygun hizmet sunabilmek için tarafınızdan temin edilerek ilgili mevzuat uyarınca saklanmaktadır.
KVKK’nın 11. maddesi gereği uyarınca haklarınız;
Tarafımıza başvurarak, kişisel verilerinizin;
a) işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) işlenmişse bilgi talep etme,
c) işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) yurt içinde/ yurt dışında aktarıldığı 3. kişileri bilme,
d) eksik/ yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
e) KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini / yok edilmesini isteme,
f) aktarıldığı üçüncü kişilere yukarıda sayılan (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme,
g) münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme hakkına sahipsiniz.
Haklarınızı kullanabilmek için Kişisel Verileri FİOLİN Şirketleri tarafından işlenen Veri Sahipleri tarafından yapılacak şikâyetler, FİOLİN Şirketleri tarafından en kısa süre içerisinde ve en geç 30 gün içerisinde cevaplandırılacak ve sonuçlandırılacaktır. Veri Sahibi, talep ve şikâyetlerini FİOLİN TEKSTİL İÇ VE DIŞ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ FİOLİN KVK Komitesi tarafından kimlik kontrolü yapılmak kaydıyla şahsen veya noter onaylı vekâlet sunulması kaydıyla vekaleten yapılan başvurular, noter kanalı ile yapılan başvurular ve güvenli elektronik imza kullanılmak kaydıyla kayıtlı elektronik posta adresleri ile info@FİOLİN.com.tr adresine yapılabilecektir.
FİOLİN TEKSTİL İÇ VE DIŞ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
Hazırlayan: FİOLİN TEKSTİL İÇ VE DIŞ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ Hukuk Müşavirliği
Versiyon: 2.0
Onaylayan: FİOLİN TEKSTİL İÇ VE DIŞ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ Yönetim Kurulu tarafından onaylanmıştır.
Güncelleme Tarihi: 13/12/2023
GİRİŞ
İşbu Politika, FİOLİNTEKSTİL İÇ VE DIŞ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ve bünyesindeki şirketler tarafından kişisel verilerin korunması ve hukuka uygun işlenmesi için benimsenecek ve içselleştirilecek idari yapı, süreç ve prosedürleri ifade etmektedir. İşbu Politika’nın amacı, kişisel verilerin güvenliği ve korunması hususunda gerekli teknik ve idari önlemleri alarak, kişisel verilerin 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVKK” veya “Kanun”) uyumlu olarak işlenmesinin ve tutulmasının içselleştirilmesi ve çalışanlar ve tüm iş ortaklarında gerekli farkındalığın yaratılarak Kanun’a uyum sağlanmasıdır.
FİOLİN Şirketleri iş ve işlemleri süresince kişisel verilerin yasal gerekliliklere uygun olarak ele alınması ve uygunluğun sağlanması amacıyla hem kendi içinde hem de mümkün olduğu sürece FİOLİN Şirketleri’nin verileri dahil bunlar tarafından sağlanan verileri işleyen üçüncü kişiler tarafından makul adımların atılmasını sağlama sorumluluğu altındadır. Bu sorumluluğunun bilincinde olan FİOLİN, bu konuda yetkin idari ve hukuki görüşler almakta ve verilerin Kanun’un gerekliliklerinin ötesinde güvenle korunması için gereken adımları uygulamaktadır.
Bu kapsamda, mevcut uygulamalarına ilişkin de detaylı analiz çalışmaları gerçekleştirmiş ve analiz sonuçları çerçevesinde tüm süreçlerini Kanun’a ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin tüm uluslararası düzenlemelere uygun hale getirmek üzere her tür idari ve teknik süreci başlatmıştır. İşbu Politika’da ifade edilen pek çok adım halihazırda FİOLİN Şirketleri bünyesinde uygulanmakta olan sistemi yansıtmakta ve Kanun’un gerektirdikleri halihazırda FİOLİN Şirketleri tarafından yerine getirilmektedir. FİOLİN, Kanun ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin başlattığı uyum çalışmasını, kişisel verilerin korunmasına ilişkin en üst düzey standartların belirlenmesi ve uygulanabilmesini sağlamak üzere iş yapış sürecinde bir iyileştirme fırsatı olarak görmektedir.
İşbu Politika, FİOLİN Şirketleri tarafından tutulan ve çalışanlarına, müşterilerine, tedarikçilerine ve diğer tüm bireylere ait kişisel verilerin hukuka uygun bir biçimde işlendiğinden, Kanun ve buna ait değişiklikler kapsamında öngörülen gereklilikler de dâhil olmak üzere, ilgili tüm yasal gerekliliklere uyulduğundan ve FİOLİN Şirketleri’nin iç prosedürlerinin dürüstlük kurallarına ve hukuka uygunluğu sağlamak için periyodik olarak denetlendiğinden emin olmak için gerekli tüm adımların atılması amacıyla hazırlanmıştır.
FİOLİN Şirketleri tarafından bu Politika’ya tam bir uyum ile hareket edilecek olup tüm FİOLİN Şirketleri bu Politika uyarınca denetlenecek ve uyum devamlılığı ile FİOLİN ailesinin her bir ferdi bakımından içselleştirilmesi temin edilecektir.
TANIMLAR
FİOLİN veya FİOLİN Şirketleri: FİOLİN Holding Anonim Şirketi ile iştirakleri (i) FİOLİN Tekstil ve Hazır Giyim San. İşl. A.Ş. (ii) FİOLİN Gıda A.Ş. (iii) FİOLİN Hediyelik Eşya İç ve Dış Tic. A.Ş. (iv) GVL Hediye Elektronik Hiz. San. ve Tic. A.Ş. (v) Birebir Retail Ayakkabı Hazır Giyim Aks. Tic. ve San. A.Ş. (vi) Enternasyonel Sanat ve Moda Eğ. Hizm. Ltd. Şti. ve (vii) Prnv Hazır Giyim Tic. ve San. A.Ş. şirketlerinin tamamını kapsamaktadır. Her bir şirket ayrı ayrı FİOLİN, birlikte FİOLİN Şirketleri olarak anılacaktır.
Veri: Elektronik olarak bilgisayarda ya da bir takım kâğıt bazlı dosyalama sistemlerinde saklanan bilgileri ifade etmektedir. Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir. FİOLİN Şirketleri, müşteri tercihlerini anlamak ve daha iyi hizmet vermek ve benzeri amaçlar ile internet siteleri aracılığıyla, genel olarak “web kayıt bilgisi" adı verilen verileri (kullanıcıların internet tarayıcılarına, mobil cihazlarına, işletim sistemine, ziyaret ettiği sayfalara, bu sayfalara eriştiği diğer internet sayfalarına, ilgili internet sitesini ziyaret ettiği tarih ve zamana, ziyaret edilen spesifik sayfalara ve daha fazlasına ait bilgiler ve benzerlerini) toplayabilir ve internet sitesinde yer alan sayfaların ziyaret edilmesi halinde, çerezleri (cookies) kullanabilir. Bu kapsamda Kişisel Veri elde edilmesi ya da bu yol ile toplanan verilerin birlikte işlenmesi halinde belirli bir kişiye işaret etmeleri durumunda, çerezler ve web kayıt bilgileri de işbu Politika’ya tabi olacaktır.
Özel Nitelikli / Hassas Kişisel Veri: Irka, etnik kökene, siyasi düşüncelere, felsefi inanca, dine, mezhebe veya diğer inançlara, kılık ve kıyafete, dernek, vakıf ya da sendika üyeliklerine, sağlığa, cinsel hayata, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ve biyometrik verilere ilişkin verileri ifade etmektedir. Hassas veriler sadece sıkı şartlar altında işlenebilirler ve işlenmesi genellikle veri sahibinin açık rızasını gerektirmektedir.
Veri İlgilisi veya Sahipleri: Kişisel Verileri FİOLİN tarafından işlenen çalışanlar dahil tüm gerçek kişileri kapsamaktadır. Veri sahibi Türk vatandaşı olmak ya da Türkiye’de ikamet etmek zorunda değildir. Tüm veri sahipleri, kendi kişisel verilerine ilişkin yasal haklara sahiptir.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade etmektedir. Bu kişilerin, Kanun’a uygun olarak uygulamalar ve ilkeler belirlemek yönünde sorumlulukları vardır. FİOLİN’nun iş süreçlerinde kullanılan tüm kişisel verilere ilişkin veri sorumlusu ilgili FİOLİN Şirketi ve FİOLİN olmaktadır.
Veri İşleyen: Bir veri sorumlusu tarafından verilen yetkiye dayanarak ve onun adına veri işleyen herhangi bir kişidir. Veri sorumlusunun çalışanlar bu tanımın dışındadır, ancak uygulanabilir olması halinde, FİOLİN adına kişisel veri işleyen tedarikçiler, iş ortakları ve diğer üçüncü kişiler bu tanıma dahil edilebilir.
Veri İşleme / İşleme: Veri kullanımına ilişkin her türlü aktiviteyi kapsamaktadır. Verinin elde edilmesi, kaydedilmesi ya da tutulmasını, ya da veriyi düzenlenme, değiştirme, geri alma, kullanma, açıklama, silme ya da yok etme de dâhil olmak üzere veri üzerinde yürütülen bir veya bir takım işlemleri içerir. Verinin üçüncü kişilere aktarılması da verinin işlenmesi anlamına gelmektedir.
POLİTİKANIN AMACI
İşbu Politika ile amaçlanan, FİOLİN Şirketleri tarafından Kanun’a uyum için gerekli düzenlemelerin her bir FİOLİN Şirketi bünyesinde benimsenmesinin sağlanması, uygulanacak politikaların düzenlenmesi ve iştirakler arasında bir birliğin oluşturulmasıdır. Bu bağlamda Politika, Kanun ve ilgili mevzuat tarafından konulan kuralların FİOLİN Şirketleri tarafından nasıl uygulandığına / uygulayacağına ilişkin temel ve tüm iş birimleri için geçerli kurallar ve ilkelerin belirlenmesini amaç edinmektedir. FİOLİN Şirketleri, tüm iç süreçlerini Politika’ya uygun hale getirecektir.
Politika’ya uyum için gerekli düzenlemeleri yapacak ve belirli aralıklara Politika’ya uyum konusunda, denetim mekanizmalarını işleterek Politika’ya uyumun devamlılığını sağlayacaklardır. Tüm çalışanlarının Politika’ya uyumunu teyit edecek ve değişiklikler hakkında tüm ilgililerin bilgilendirilmesini temin edecektir. Değişen ve yenilenen süreçlere, en kısa sürede uyum gösterilmesi için şirket içi eğitimler düzenlenecek ve tüm çalışanlar nezdinde tüm sürecin Kanun’a uygun yürütülmesinden sorumlu olacaktır. Bu Politika ile FİOLİN Şirketleri’nin Kanun ve ilgi mevzuat kapsamında gerekli idari yapı, süreç ve prosedürlerin oluşturulup, Kişisel Verilerin güvenliği ve korunması hususunda gerekli teknik ve idari önlemlerin alınması sağlanarak, Kişisel Verilerin Kanun’a uyumlu şekilde işlenmesinin ve tutulmasının içselleştirilmesi, çalışanlar ve tüm iş ortaklarında gerekli farkındalığın yaratılarak, Kanun’a uyum sağlaması amaçlanmaktadır.
A. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER
FİOLİN bakımından önem arz eden hususlardan biri, Kişisel Verilerin Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen genel ilkelere uygun olarak işlenmesidir. Bu kapsamda, FİOLİN Şirketleri tarafından Kişisel Veriler; Hukuka ve iyi niyete uygun olarak işlenmelidir: Bu ilkenin amacı Kişisel Verinin işlenmesi önlemek değil, Kişisel Verilerin işlenmesinin dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun, Veri İlgisinin haklarını olumsuz şekilde etkilemeyecek şekilde yapıldığından emin olmaktır. Veri Sahibine, Veri Sorumlusunun kim olduğu, verinin FİOLİN tarafından hangi amaçla işleneceği, verinin açıklanabileceği veya aktarılabileceği kişilerin kimliği ve bu veri sahibinin hakları söylenmelidir. Kişisel Verinin hukuka uygun olarak işlenebilmesi için bir takım şartların sağlanması gerekir. Bunlar, diğerlerinin yanı sıra, Veri Sahibinin Kişisel Verilerinin işlenmesine rıza göstermiş olması ya da işlemenin Veri Sorumlusunun veya verinin açıklandığı üçüncü kişinin meşru menfaati kapsamında gerekli olması gibi gereklilikleri içerebilir. Bazı durumlarda Veri Sahibinin ilgili verinin işlenmesine ilişkin açık onay vermesi gerekebilir. Kişisel Veriler, Veri Sahibinin açık rızası halinde İşleme hariç olarak, ancak işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmüş olması; fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumunda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması; bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması; işlemenin veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması; işlenen verinin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması; işlemenin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması; ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, işlemenin veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması hallerinden birinin varlığı halinde işlenecektir.
Ancak Kişisel Verilerin işlenmesine ilişkin burada sınırlı olarak sayılan istisnalar kapsamında işlenen verilerin Veri İlgililerine, Kanun’un 16. Maddesi uyarınca öngörülen Aydınlatma Yükümlülüğü’nü kapsayacak şekilde bilgilendirme yapılacak, söz konusu bilgilendirme ile Kişisel Verilerin FİOLİN Şirketleri tarafından işbu Politika uyarınca işlendiği konusunda bilgi verilecek ve verilerin Kanun, ilgili mevzuat ve işbu Politika’ya uygun olarak işlendiği teyit edilecektir. FİOLİN, bu çerçevede, Kanun’daki düzenlemelere uyum için gerekli süreçleri oluşturacaktır.
Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmelidir: Kişisel Veri, verinin ilk toplandığı sırada Veri Sahibine bildirilen belirli amaçlar çerçevesinde ya da Kanun tarafından özellikle izin verilen herhangi başka bir amaçla işlenebilir. Bu, Kişisel Verinin belirli bir amaç için toplanıp, sonradan başka bir amaç için kullanılamayacağı anlamına gelir. Eğer Kişisel Verinin işlenme amacının değiştirilmesi zorunlu hale gelirse, Kişisel Veri işlenmeden önce veri sahibinin söz konusu yeni işleme amacından haberdar edilmesi gerekir. Sınırlı, ölçülü ve amaç için gerekli şekilde işlenmelidir: Kişisel veri, sadece Veri Sahibine bildirilen belirli amacın gerektirdiği ölçüde toplanmalıdır.
Bu amaç için gerekli olmayan herhangi bir verinin toplanmaması gerekir. Tüm çalışanlar gerekli olmayan kişisel verileri almaktan kaçınmalıdır. Tedarikçilerle/üçüncü kişilerle imzalanan sözleşmeler de bu kuralı yürürlüğe koyan mekanizmalar içermelidir. Doğru ve gerektiğinde güncel olmalıdır: Veri Sahiplerinin verilerini güncellemeleri için olanaklar tanınmalı ve bu olanaklar konusunda Veri Sahipleri bilgilendirilmelidir. Kişisel verilerin alınması sırasında, güncelleme süreçlerine ilişkin Veri Sahiplerine bilgi verilmelidir. Çalışanlar tarafından da belirli aralıklarla verilerin güncelliği teyit edilmeli ve güncel olmayan veya güncel olarak işlenmesinde yarar görülmeyen tüm veriler, güncellenme imkanı söz konusu değil ise silinmeli ya da anonim hale getirilmelidir. İlgili mevzuat uyarınca öngörülmüş süreden ya da veri toplama amacının zorunlu kıldığı süreden fazla tutulmamalı / saklanmamalı ve arşivlenmemelidir: Kişisel Veri, amacın gerektirdiğinden daha uzun süre tutulmamalıdır. Başka bir deyişle, kişisel verilerin işlenmesi artık gerekli olmadığında veya ihtiyaç kalmadığında, kişisel veriler yok edilmeli ya da FİOLİN sistemlerinden silinmelidir veya anonim hale getirilmelidir.
Kişisel Verinin gelecekte kullanılması gerekebileceği varsayımı ile saklanmaması ve arşivlenmemesi gerekmektedir. Her bir iş birimi, farklı türdeki Kişisel Verilerin işlenmesi için gerekli süreyi değerlendirmeli ve gerekli sürenin ne kadar olduğunu yazılı şekilde belirlemelidir. Bu süre, işlemenin amacı gereğince iş biriminin veriyi tutmasını gerektiren süreyi aşmamalıdır. Kişisel Verilerin saklanması, silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesine ilişkin politikalara ilişkin ( E) başlığına bakınız. Veri Sahibinin haklarıyla uyumlu olarak işlenmelidir: Veri Sahibini haklarına ve hukuki başvuru yollarına ilişkin (C) başlığına bakınız. Güvende tutulmalıdır: Veri Güvenliğine ilişkin FİOLİN politikalarının detaylarına ilişkin (D) başlığına bakınız. Yeterli korumaya sahip olmayan ülkelerde bulunan kişilere ya da organizasyonlara aktarılmamalıdır: FİOLİN Şirketleri tarafından Kişisel Veriler, yurtdışına aktarılmamaktadır.
Arşivleme amacı ile Kişisel Verilerin tutulduğu, üçüncü kişilerin mülkiyetindeki serverlar dahi Türkiye’de yer almakta ve güncel durumda verilerin yurtdışına aktarımı söz konusu olmamaktadır. Ancak, Şirket politikaları gereği Kişisel Verilerin yurtdışına aktarılması veya yurtdışındaki serverlarda tutulmasının kararlaştırılması halinde, ancak KVKK hükümlerine uygun şekilde ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun (“Kurul”) belirleyeceği kurallar çerçevesinde yurt dışına aktarılacaktır. Kişisel Verilerin üçüncü kişilere aktarımına ilişkin (D) başlığına bakınız.
B. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI
Kişisel Veri Sahipleri, Kanun’un 11. Maddesinde düzenlenen, Kişisel Verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme, Kişisel Veri işlenmişse, buna ilişkin bilgi talep etme, Kişisel Veri işleme amacını ve verilerin amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme ve Kişisel Veriler eksik ya da yanlış işlenmişse bunların düzeltilmesini isteme ve bunun Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini talep etme hakları ile Kişisel Verilerin Kanun’a aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğranması durumunda tazminat talep etme haklarını haiz olup FİOLİN Şirketleri tarafından Veri Sahibinin talebi üzerine bu hakların yerine getirilmesi konusunda en kısa süre içerisinde aksiyon alınacak ve Veri Sahibine taleplerine ilişkin prosedür ile ilgili detaylı bilgi verilecektir.
C. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
FİOLİN Şirketleri, Kişisel Verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemek, Kişisel Verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve Kişisel Verilerin muhafazasını sağlamak amaçlarıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür. FİOLİN, hukuka aykırı ya da yetkisiz Kişisel Veri işlenmesine veya Kişisel Verinin bir kaza sonucu kaybı ya da zarar görmesine karşı uygun güvenlik önlemlerinin alındığından emin olmalıdır. Bu tür zararlara uğramaları durumunda Veri Sahipleri, dava yolu ile tazminat talebinde bulunabilecektir. Kanun, Kişisel Verilerin toplanma anından yok edilme anına kadar güvenliğinin sağlanabilmesi için, FİOLİN’nun bir takım idari ve teknik önlemler almasını zorunlu kılmaktadır. Veri güvenliğinin sağlanması, aşağıda tanımlandığı üzere, kişisel verinin gizliliğinin, bütünlüğünün ve erişiminin garanti altına alınması anlamına gelmektedir. Gizlilik, sadece veriyi kullanmaya yetkili kişilerin veriye erişmesi anlamına gelmektedir. Bütünlük, kişisel verinin doğru olması ve işlenme amacına uygun olması anlamına gelmektedir. Erişim, yetkili kullanıcıların, yetkilendirilmiş oldukları amaç çerçevesinde ihtiyaç duymaları halinde, veriye erişebilmeleri anlamına gelmektedir. Kişisel Verilere ilişkin güvenlik prosedürleri, veri güvenliğine ilişkin teknik anlamda yetkin FİOLİN bünyesindeki Bilişim Teknolojileri (“BT”, “IT”) birimine danışılarak yürürlüğe konacaktır.
FİOLİN Şirketleri’nin halihazırdaki uygulamalarına uyumlu olarak her bir iş biriminin erişim yetkileri, ilgili iş birimi bakımından gerektiği ölçüde sınırlandırılacaktır. İlgili sınırlandırmalar, FİOLİN Şirketleri nezdinde halihazırda uygulanmaktadır ve bu sınırlandırmalar düzenli aralıklarla gözden geçirilecek ve Kişisel Verilere erişim yalnızca zorunlu olduğu ölçüde söz konusu olabilecektir. FİOLİN Şirketleri’nin tüm çalışanları, veri güvenliğine ilişkin belirlenecek prosedürler çerçevesinde bilgilendirilecek ve eğitilecektir. Bu kapsamda, Kişisel Verilere erişmek üzerine şifre ile giriş yapılan sistemlere ilişkin şifreler, herhangi bir üçüncü kişiye veya yetkisiz çalışana açıklanmayacaktır. Kişisel Verilere erişme yetkisi verilen kullanıcılar, uygulanabilir olması durumunda, bireysel ekranlarının yakınından geçenlere gizli bilgilerin gösterilmediğinden ve ekranlarının başında olmadıkları zaman bilgisayar oturumlarını kapattıklarından emin olacaktır.
FİOLİN Şirketleri nezdinde tutulan Kişisel Veriler dahil tüm verilerin güvenliği için gereken teknik önlemler halihazırda alınmakta olup FİOLİN Şirketleri tarafından mevcut güvenlik sistemleri, virüs koruma programları ve ileti gönderilerine ilişkin koruma sistemleri periyodik olarak denetlenecek ve tüm bu sistemlerin en güncel sürümleri yürürlüğe konulacaktır. Bu konuda, teknolojik gelişmeler takip edilecek ve ortaya çıkabilecek risklere en kısa sürede müdahale edecek teknik ekip ve sistem tahsis edilecektir. Yukarıdakilere ek olarak, tüm FİOLİN çalışanları, işlenen Kişisel Verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi ve/veya Kişisel Verilerin güvenliğine ilişkin herhangi bir riskin söz konusu olması hâlinde derhal , gereken önlemlerin koordinasyonu ve uygulanabilir olması halinde bu durumun en kısa sürede ilgili Veri Sahibine ve Kurula bildirilmesi için [FİOLİN KVK Komitesi] birimine bilgi verecektir.
Uygulanabilir olması halinde, Kişisel Verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı mevcut üçüncü kişiler ile yapılan sözleşmeler, halihazırdaki gizlilik yükümlülüklerine ek olarak, Kişisel Verilerin aktarıldığı kişilerin, Kişisel Verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağını ve kendi işletmelerinde / kurumlarında / kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağını temin etmek üzere değiştirilmektedir. FİOLİN’nun gerektirdiği güvenlik önlemlerini sağlamayan ve verilerin gizliliği, bütünlüğü ve erişimine ilişkin Kanun’un gerekliliklerini yerine getirmeyen üçüncü kişilere hiçbir surette Kişisel Veri aktarılmayacaktır.
D. KİŞİSEL VERİLERİN ÜÇÜNCÜ KİŞİLERE AKTARILMASI
Kişisel Verilerin yurtiçindeki üçüncü kişilere aktarılabilmesi, Kişisel Verilerin işlenme amaçları ile Veri Sahipleri ile akdedilen sözleşmelerin ifası için zorunlu olması ve Şirketin meşru menfaatleri gerektirdiği ölçüde Kanun’un öngördüğü şartlara uygun olarak gerçekleştirilmektedir. Kişisel Verilerin işlenme amaçları dışında başka bir amaçla veri aktarımı yapılmamaktadır. Ancak her ne kadar İşlemenin, rıza alınmasını gerektiren istisnaları kapsamında değerlendirilse de elde edilecek olan yeni Veri Sahiplerinin Kişisel Verilerinin FİOLİN Şirketleri’nin kendi aralarında ve FİOLİN’nungerektirdiği güvenlik önlemlerini alan iş ortaklarına aktarılması için ilgili Veri Sahibinin açık rızasının alınması sağlanacaktır. FİOLİN Şirketleri, iş ortaklarının seçiminde kişisel verilerin gizliliğine ilişkin hususlarda ön inceleme yapacak ve onlarla yapacağı sözleşmelerde Kişisel Verilerin güvenliği ve gizliliğine ilişkin Kanun’un gerekliliklerini tatmin edecek hükümlere yer verilmesini sağlayacaktır. FİOLİN Şirketleri tarafından Kişisel Veriler, yurtdışına aktarılmamaktadır.
Arşivleme amacı ile Kişisel Verilerin tutulduğu, üçüncü kişilerin mülkiyetindeki serverlar dahi Türkiye’de yer almakta ve güncel durumda verilerin yurtdışına aktarımı söz konusu olmamaktadır. Ancak, Şirket politikaları gereği Kişisel Verilerin yurtdışına aktarılması veya yurtdışındaki serverlarda tutulmasının kararlaştırılması halinde, alınmamış ise Veri İlgilisinin ilgili FİOLİN Şirketi tarafından açık rızası alınacak ve veri, kural olarak, Kurul’un belirleyeceği yeterli korumanın bulunduğu ülkelerden dışında bir ülkeye aktarılmayacaktır.
Kişisel Veriler, uygulanabilir olması durumunda, ancak FİOLİN ve ilgili ülkede veri sorumlusu olacak gerçek ve/veya tüzel kişi tarafından yeterli korumanın bulunduğu yazılı olarak taahhüt edilmek ve Kurul’un veri transferine izni alınmak kaydıyla yeterli korumanın olmadığı yabancı ülkelere de aktarılabilecektir. Bu bağlamda, FİOLİN tarafından Kanun’un 8. ve 9. Maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmeye yönelik gerekli süreçler tasarlanacaktır. İşbu Politika’yı onaylayan Veri Sahipleri, işbu Politika’da belirtilen hususlara tabi olmak üzere, Kişisel Verilerinin, işlenmesinin gerektirdiği amaçlar ve arşivleme amacı ile sınırlı olarak, kanun ve yargı kararları ile idari kararlar dâhil kamu kurum ve kuruluşlarının ilgili mevzuatta düzenlenen hakları çerçevesinde bilgi ve belge talep ettiği hallerde Kişisel Verilerin aktarılabileceği istisnası saklı kalmak kaydıyla, FİOLİN Şirketleri arasında ve / veya üçüncü kişi iş ortakları, hizmet / destek / danışmanlık alınan ya da işbirliği yapılan ya da proje / program / finansman ortağı olunan kamu / özel kurum ve kuruluşlar, tedarikçiler, FİOLİN Şirketlerinin ortakları, şirket yetkilileri, bankalar, fonlar, şirketler ve sair 3. kişi ya da kuruluşlar ile paylaşılmasına açık şekilde rıza göstermektedir.
FİOLİN Şirketlerinin faaliyetlerinin şirketler topluluğumuzun ilke, operasyon, süreç, hedef ve stratejilerine uygun olarak yürütülmesi, FİOLİN’nun hak ve menfaatleri ile itibarının korunması amacıyla gerekli görülmesi halinde, kişisel verilerin, FİOLİN Şirketleri veya iş ortakları tarafından ve şirketler topluluğumuzun hâkim şirketi tarafından işlenebilmesi, grubumuzun meşru menfaati kapsamındadır. Bu durum, Kişisel Verilerin, Kanun’a aykırı şekilde işlenmesi anlamına gelmeyecek olup tüm FİOLİN Şirketleri, Kanun’a en üst derecede uyum gösterecek şekilde süreçlerini yönetmektedir. FİOLİN Şirketleri, tüm Veri İlgililerine bu duruma ilişkin aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirecek ve veri aktarımına ilişkin Veri İlgililerinin yazılı rızalarını alacaktır.
E. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ PROSEDÜRLERİ
Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Prosedürü FİOLİN Şirketleri, Kanun’a uygun şekilde, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, ilgili kanun ve mevzuatta öngörülen asgari saklama sürelerine riayet etmek koşulu ile Kişisel Verileri re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silecek veya yok edecektir. Silme veya yok etme sırasında kullanılan teknikler; Fiziksel Olarak Yok Edilebilir Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler silinirken/yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır. Yazılımdan Güvenli Olarak Silinebilir Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken/yok edilirken; bir daha kurtarılamayacak biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır. Kişisel Verileri Anonim Hale Getirme Prosedürü Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surettekimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. Anonimleştirme için kullanılan Prosedürler Maskeleme (Masking) Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir. Toplulaştırma (Aggregation) Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir. Veri Türetme (Data Derivation) Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. Veri Karma (Data Shuffling, Permutation) Veri karma yöntemi ile kişisel veri seti içindeki değerlerinin karıştırılarak değerler ile kişiler arasındaki bağın kopartılması sağlanmaktadır. Kişisel Verilerin, silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi için asgari süreler, ilgili Kişisel Veriyi işleyen iş birimi tarafından belirlenecek ve tüm FİOLİN Şirketleri’nin sistemleri, bu süreçlere uygun hale getirilecektir. Yasal zorunluluklardan daha uzun süre veri saklanmasına ilişkin FİOLİN Şirketlerinin Kişisel Veri işleme amaçları uyarınca bir karar alınması halinde, bu karar ve Kişisel Verilerinin ne kadar süre işleneceğine ilişkin Veri İlgililerine ayrıca bilgi verilecektir.
Her halde, FİOLİN Şirketleri, Kişisel Verilerin saklanmasına ilişkin prosedürlerine ve veri işleme amaçlarına ilişkin aydınlatma yükümlülüğüne uygun davranmak zorundadır. İlgili kanun ve mevzuat uyarınca saklanması için asgari sürelerin söz konusu olduğu verilere ilişkin bu sürelerin geçmesinden önce Veri İlgililerinden gelecek silme, yok etme veya anonim hale getirmeye ilişkin talepler, ilgili yasal zorunluluklar açıklanmak kaydıyla reddedilecektir. Kişisel verilerin saklanmasına ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler FİOLİN’nun veri işleme amacı uyarınca belirleyeceği, mevcut iş yapış, prosedür ve uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte; daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Kişisel verilerin işlenme amacı, ilgili mevzuat ve FİOLİN Şirketleri’nin belirlediği süreler sona erse dahi, kişisel veriler olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla (güncellikleri teyit ve temin edilmeden) yeniden olağan işlenmeleri söz konusu olmamak kaydıyla arşivlenebilecektir.
Arşivleme sürelerinin tespitinde zamanaşımı süreleri dikkate alınmakla beraber, FİOLİN Şirketlerinin kendi tecrübeleri ve benzer veri gruplarına ilişkin önceki talepler ışığında zamanaşımı sürelerini aşan süreler belirlenmesi mümkün olabilecektir. Bu durumlarda, kişisel verilere (güncellikleri ve işlenmelerine ilişkin yeni bir açık rızanın alınması teyit ve temin edilmeden) hukuki uyuşmazlığın çözümü dışında herhangi bir başka amaçla erişilmeyecektir. Arşivleme için belirlenecek süreler sonunda, arşivlenmesine karar verilen veriler dahi silinecek, yok edilecek ve anonim hale getirilecektir. FİOLİN Şirketleri tarafından işlenen başlıca Kişisel Veriler ve bu verilerin başlıca işleme amaçları aşağıdaki gibidir: Gerçek Kişi Müşteri Verileri Her FİOLİN Şirketi için geçerli olmamakla beraber, gerçek kişi müşterilere ilişkin ad, soyad, adres, e-mail, cep tel, ev tel, iş tel, doğum tarihi, T.C. kimlik no, cinsiyet, sadakat kartı numarası, ebeveyn türü, medeni durum, meslek, evlilik tarihi, eş adı, eş doğum tarihi, eğitim durumu, okul adı, çocuk sayısı, üye olunan dernekler, takip edilen medya, sosyal medya, telefon markası, tuttuğu takım, araba markası, en sık girilen web sitesi, yurtiçi seyahat tercihi, yurtdışı seyahat tercihi, beden ölçüsü, ayakkabı ölçüsü, uygulanabilir olması halinde gelin-damat ad, soyadı, düğün ve davetlilere ilişkin veriler ve benzeri Kişisel Veriler işlenebilmektedir.
Söz konusu Kişisel Veriler, işlenen her Kişisel Veriyi kapsamamakla beraber, satış tarihçesi oluşturmak, fatura oluşturmak, fatura kesmek, üyelik hesabına sadakat kartını tanımlamak, sadakat kartı veya basılı iletişim materyalleri iletmek, ürünü teslim etmek, e-fatura göndermek, newsletter göndermek, pazarlama iletişimi yapmak, müşteri analizi yapmak, müşteri sadakatini artırmak, özel üretim yapmak ve benzeri amaçlar ile sınırlı olarak işlenmektedir. Kurumsal Müşteriler, Tedarikçi ve Hizmet Sağlayıcıların Personellerine ve İmza Yetkililerine İlişkin Veriler Her FİOLİN Şirketi için geçerli olmamakla beraber, kurumsal müşterilerin personelleri için yapılan özel dikimler kapsamında veya en genel anlamda kurumsal müşterilerin, tedarikçilerin ve hizmet sağlayıcıların imza yetkililerine ve şahıs firmalarına ilişkin personel adı, personel soyadı, personel sicil no, personel t.c. kimlik no, personel boyu, personel kilosu, personel cinsiyeti, personel bedeni; imzaya yetkili kişinin adı, soyadı, e-mail, T.C. kimlik no, banka bilgileri, şahıs firmalarına ilişkin diğer bilgiler ve benzeri Kişisel Veriler işlenebilmektedir. Söz konusu Kişisel Veriler, işlenen her Kişisel Veriyi kapsamamakla beraber, özel dikim kıyafet üretimi yapmak, toptan satış yapmak, satış tarihçesi oluşturmak, fatura oluşturmak, fatura kesmek, ürünü teslim etmek, e-fatura göndermek, newsletter göndermek, pazarlama iletişimi yapmak, müşteri analizi yapmak, cari hesap açmak, mutabakat yapmak, proje bazlı devlet teşviki almak ve benzeri amaçlar ile sınırlı olarak işlenmektedir. Bu kişilere FİOLİN Şirketleri nezdinde işlenen verilerin aktarılması da söz konusu olabilmekte ve aktarma prosedürleri işbu Politika’nın (E) başlığı altında düzenlenmiştir. Potansiyel Müşteri Verileri Her FİOLİN Şirketi için geçerli olmamakla beraber, FİOLİN Şirketlerinin potansiyel müşterilerine ilişkin ad, soyad, e-mail, cinsiyet, cep tel, doğum tarihi, ev adresi, iş adresi, beden, evlilik tarihi ve benzeri Kişisel Veriler işlenebilmektedir. Söz konusu Kişisel Veriler, işlenen her Kişisel Veriyi kapsamamakla beraber, hediye göndermek, sadakat kartı göndermek, etkinlik davetiyesi göndermek, newsletter göndermek, pazarlama iletişimi yapmak, analiz yapmak, yeni çıkan ürün hakkında bilgilendirmek ve benzeri amaçlar ile sınırlı olarak işlenmektedir.
Potansiyel müşterilere ilişkin veriler, söz konusu veriyi aktarmak konusunda verisinin FİOLİN Şirketleri tarafından yukarıda belirtilen amaçlar çerçevesinde işlenebileceğine ilişkin bilgilendirilmek kaydıyla, ilgili potansiyel müşterinin ilgili verinin üçüncü kişilere aktarımına rızası dahilinde edinilmiş veriler olmaktadır. Potansiyel müşteriler ile ilk iletişimde, potansiyel müşteri, işbu Politika ve bu kapsamda işlenen verileri hakkında aydınlatma yükümlülüğü kapsamında bilgilendirilecek ve itiraz / şikayeti üzerine söz konusu Kişisel Veri derhal silinecek, yok edilecek ve anonim hale getirilecektir.
Potansiyel müşteri ile müşteri ilişkisi kurulması halinde, bu kapsamda işlenen veriler de müşteri verilerine ilişkin prosedürlere tabi olacaktır. Çalışan Verileri Her FİOLİN Şirketi için geçerli olmamakla beraber, FİOLİN Şirketlerinin çalışanlarına ilişkin ad, soyad, doğum yeri, doğum tarihi, cep tel, e-mail, ikametgah adresi, ikametgahın durumu, ikamet edilen yapının yaşı, cinsiyet, maaş, medeni hali, eşinin adı, eşinin soyadı, eşinin iş durumu, mükellefle oturan veya mükellef tarafından bakılan çocukların durumu, çocuk sayısı, sicil no, t.c. kimlik no, sosyal güvenlik no, ayakkabı numarası, fotoğraf, acil durumda ulaşılacak kişinin adı soyadı, acil durumda ulaşılacak kişinin yakınlık derecesi, acil durumda ulaşılacak kişinin cep tel, eğitim bilgileri, özgeçmiş bilgileri, ikametgah belgesi, nüfus cüzdan sureti, diploma, çalışma belgesi, sabıka kaydı, kan grubu, askerlik belgesi, sağlık raporu, sigorta hizmet dökümü, SGK bildirge kaydı, iş sözleşmesi, not dökümü, referans mektubu, işe uyum anketi, performans formları, işten çıkış mülakat formu, mazeretli izin formu, yıllık izin formu, görev tanımları ve benzeri Kişisel Veriler işlenebilmektedir.
Çalışanların sağlık verileri dâhil Özel Nitelikli Kişisel Verileri de, mevzuatın gerektirdiği ölçüde, İnsan Kaynakları iş birimi tarafından işlenebilmektedir. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin işlenmesine ilişkin (G) başlığına bakınız. Ayrıca, bir takım sağlık verileri iş yeri hekimi ve iş güvenliği uzmanları tarafından işlenebilmektedir. İnsan Kaynakları ve işyeri hekimi tarafından işlenen sağlık verileri, 20 Ekim 2016 tarih ve 29863 sayılı ResmiGazete’de yayınlanan Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Sağlanması Hakkında Yönetmelik uyarınca işlenmekte ve ilgili birimler dahil hiçbir iş birimi ile paylaşılmamaktadır. Söz konusu verilere erişim en üst düzeyde sınırlıdır. Bu veri grubuna ilişkin arşivleme amacıyla üçüncü kişiler ile paylaşımlar şifreleme sistemleri ile korunacak / korunmaktadır ve arşiv firması dahil ilgili birimler dışında hiçbir kişinin sağlık verilerine erişimi söz konusu olmayacaktır. Üçüncü kişiler ile yapılan ilgili sözleşmeler, bu hususu teyit edecek şekilde revize edilecektir. İşyeri hekimi tarafından işlenen verilerin arşivleme amacı için dahi olsa hiçbir üçüncü kişi ile paylaşımı söz konusu değildir. İşyeri hekimi tarafından ilgili sağlık verileri, Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Sağlanması Hakkında Yönetmelik uyarınca Sağlık Bakanlığı’nın belirleyeceği standartlar çerçevesinde sağlık verilerini Sağlık Bakanlığı nezdindeki Merkezi Sağlık Veri Sistemi’ne aktarılması gerekecektir. Söz konusu Kişisel Veriler, işlenen her Kişisel Veriyi kapsamamakla beraber, personel kaydı açmak, atölyelerde performans ölçümü yapmak, personel maaşını ödemek, proje için devlet teşviki almak, işe giriş çıkış saatlerini kaydetmek, bilgi güncellemek, çalışanın sigorta bildirimini yapmak, analiz yapmak, çalışanın performansını değerlendirmek, çıkış değerlendirmesi yapmak, izin almak, avans talebi işletmek ve benzeri amaçlar ile sınırlı olarak çalışanların rızası ve muvafakati dahilinde işlenmektedir.
Çalışan verilerinin işlenmesi ve çalışanların özlük dosyaları, tüm FİOLİN Şirketleri adına, FİOLİN Holding Anonim Şirketi bünyesindeki ortak İnsan Kaynakları birimi tarafından saklanmaktadır ve işlenmektedir. İnsan Kaynakları birimi tarafından işlenen veriler ile sınırlı olarak tüm çalışanlar, işbu Politika’nın kabul edilmesiyle mevcut sisteme ve Kişisel Verilerinin bordrosuna kayıtlı olduğu FİOLİN Şirketi dışındaki bir FİOLİN Şirketi’nin bünyesindeki İnsan Kaynakları birimi tarafından işlenmesine rıza göstermektedir. Çalışan Adayı Verileri Her FİOLİN Şirketi için geçerli olmamakla beraber, FİOLİN Şirketlerinde çalışmak için başvuran adaylara ilişkin ad, soyad, anne adı, baba adı, cinsiyet, doğum yeri, doğum tarihi, askerlik durumu, medeni hali, eş adı, eş soyadı, çocuk sayısı, ikametgah adresi, ev telefonu, iş telefonu, cep telefonu, e-mail, acil durumda ulaşılacak kişinin adı soyadı, acil durumda ulaşılacak kişinin yakınlık derecesi, acil durumda ulaşılacak kişinin cep telefonu, acil durumda ulaşılacak kişinin ev telefonu, acil durumda ulaşılacak kişinin iş telefonu, özgeçmiş bilgileri, eğitim bilgileri, yabancı dil düzeyi, katıldığı staj, kurs ve seminerler, iş tecrübesi, şahsi bilgiler, referans veren kişinin adı, referans veren kişinin soyadı, referans veren kişinin çalıştığı yer/görevi, referans veren kişinin cep telefonu ve benzeri Kişisel Veriler işlenebilmektedir. Söz konusu Kişisel Veriler, işlenen her Kişisel Veriyi kapsamamakla beraber, uygun çalışan adayını işe almak amacıyla sınırlı olarak işlenmektedir. Hizmet sözleşmesi ilişkisinin kurulması ile birlikte bu kapsamda işlenen veriler de çalışan verilerine ilişkin prosedür ve süreçlere tabi olacaktır. Öğrenci Verileri FİOLİN’nun uluslararası moda okulu ESMOD ile birlikte moda sektörüne ilişkin eğitim verdiği birimi FİOLİN ESMOD programlarına katılan öğrencilere ilişkin ad, soyad, telefon, e-mail, adres, T.C. kimlik no, ödemeyi yapacak kişinin adı, ödemeyi yapacak kişinin soyadı, fatura unvanı, fatura adresi, fatura için vergi dairesi ve no, en son mezun olunan okul, okul / sektör ve benzeri Kişisel Veriler işlenebilmektedir. Söz konusu verilerin işlenmesi, sözleşme ifası, sertifika düzenlenmesi için kamu otoriteleri nezdinde gereklilik ve/veya ilgili kişilerin rızası dahilinde gerçekleştiriliyor olup FİOLİN tarafından aydınlatma yükümlülüğünün gereklilikleri yerine getirilecektir.
Söz konusu Kişisel Veriler, işlenen her Kişisel Veriyi kapsamamakla beraber, eğitime kaydetmek, ESMOD ile sertifikasyon ve kayıt prosedürlerine ilişkin paylaşmak, eğitimin devamını sağlamak, eğitim sonunda eğitime ilişkin bilgi ve talepleri yerine getirmek ve benzeri amaçlar ile sınırlı olarak işlenmektedir. Ödeme Araçlarına İlişkin Veriler Her FİOLİN Şirketi için geçerli olmamakla beraber, toptan satışlar ve Eğitim birimince sürdürülen faaliyetlere ilişkin mail order yöntemi ile ödeme gerçekleştirebilme olanağı tanınması için öğrencinin adı, öğrencinin soyadı, kart sahibinin adı, kart sahibinin soyadı, kart sahibinin T.C. kimlik numarası, banka adı ve kart türü ile kredi kartı bilgileri ve benzeri Kişisel Veriler işlenebilmektedir. Söz konusu Kişisel Veriler, ödeme amacıyla sınırlı olarak işlenmektedir.
Bu verilerin güvenliğini temin etmek için gereken önlemler alınmaktadır ve bu verilere erişim yalnızca yetkili personel ile sınırlandırılacak, verilerin işlem güvenliğini de temin etmek amacıyla yeniden ve başka bir şekilde kullanılmasını engelleyecek (güvenlik kodunun kullanım sonrası silinmesi ve benzeri) mevcut uygulamalara devam edilmekle beraber güvenliği temin edecek daha ileri düzey prosedürler, mevcut olmaları halinde, uygulanmaya başlanacak ve gerektiğinde güncellenecektir. Dinleyici Verileri Temel olarak, FİOLİN nezdinde müzik yayını yapan iş birimleri (Power, PowerFM, PowerTürk) için geçerli olmak üzere, dinleyiciler arasında düzenlenen yarışmalar ve analizler için gerçek kişilere ilişkin ad, soyad, telefon no, e-mail, adres, şehir, yaş, doğum tarihi, cinsiyet, meslek, kimlik bilgileri, eğitim durumu, cep telefonu, bu kişiler tarafından çekilen özçekimler hariç fotoğraf ve benzeri Kişisel Veriler işlenebilmektedir.
Söz konusu Kişisel Veriler, yarışmalara katılım, hediye çeklerinin ve yarışma ödüllerinin gerçekleştirilmesi ile analiz yapılması ve benzeri amaçlar ile söz konusu verilerin işlenmesine ilişkin üçüncü kişiler ile çalışılması halinde, üçüncü kişiler ile paylaşımı da kapsayacak şekilde işlenmektedir. Üçüncü kişilere aktarım konusunda (E) başlığına bakınız.